Lunedì, 28 Luglio 2014 10:39

Il cittadino al servizio del Comune

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Qualche giorno fa il Comune ha comunicato l'attivazione del "Protocollo Diffuso".

L'iniziativa, spacciata per migliorare i servizi ai cittadini, prevede che chi debba depositare richieste e documentazioni per la protocollazione, lo debba fare negli uffici competenti del Comune sparsi nelle varie sedi.
Insomma chi ha necessità di depositare documenti per cultura, urbanistica e attività produttive non può più rivolgersi direttamente al Protocollo generale ma deve fare il giro dei tre uffici competenti in tre sedi differenti. Con buona pace di Smart City, sostenibilità, l'amministrazione amica del cittadino e via dicendo. 

Negli altri comuni il cittadino deposita il tutto al Protocollo generale che provvede poi a smistare internamente i documenti agli uffici competenti. Da noi no, questo lavoro lo deve fare il cittadino non il Comune.
Non si riesce a gestire la comunicazione interna al Comune? Lo facciano i cittadini! Sulla correttezza di tale procedura qualche cittadino già chiede di vederci chiaro.

E' una piccola cosa, figuriamoci, ma che da l'idea di come il Comune concepisca i servizi alla cittadinanza.
Ci si chiede, inoltre, se un cittadino invia la documentazione alla posta elettronica certifica del Protocollo generale, Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo. , come sarà possibile non protocollare tale ricezione?

== Aggiornamento del 29 luglio 2014 ==

Ricevo e pubblico molto volentieri una mail di Fabrizio Caporale, responsabile dell'Ufficio Arrivi, Protocollo, Archivio, Portineria e Centralino del Comune dell'Aquila. Il Dott. Caporale chiarisce che il Protocollo Generale di Via Roma deve protocollare tutta la corrispondenza. Di conseguenza i cittadini possono rivolgersi o al Protocollo Generale o ai singoli uffici destinatari della corrispondenza. Ricevuto il chiarimento, di cui ringrazio ancora il Dott. Caporale, questa procedura mi sembra ora un buon servizio per i cittadini.

Questa la nota:

 

“Il Protocollo diffuso è stato attivato in seguito alla deliberazione della Giunta comunale n. 456 del 30.12.2011. E’ dunque operativo da più di due anni; non a caso, la nota diffusa dall’ufficio stampa qualche giorno fa, ricorda che questo servizio è attivo ‘da tempo’, con soddisfazione da parte dell’utenza. Un episodio che si è verificato tempo addietro ha creato un equivoco sul funzionamento del Protocollo diffuso. Si badi bene: non è colpa del cittadino ‘vittima’ del disservizio se tale incomprensione si è verificata. Ma, proprio per questo, è necessario ribadire il funzionamento del meccanismo legato alla funzione di cui parliamo. Detta funzione è ‘governata’ dal Manuale di Gestione del protocollo informatico, approvato con la predetta delibera di Giunta e regolarmente pubblicato sul sito internet del Comune, nell’area “Amministrazione Trasparente”, a questo indirizzo http://trasparenza.comune.laquila.gov.it/archivio19_regolamenti-e-documentazione_0_4088_39_1.html. L’obiettivo è quello di favorire i cittadini, che possono recarsi direttamente negli uffici destinatari delle loro richieste, delle loro segnalazioni; più in generale, delle loro lettere o documentazioni. In questo modo, possono veder esaminati i contenuti delle loro note in tempi più rapidi; consegnando i materiali al Protocollo generale di via Roma, gli stessi devono essere smistati verso gli uffici di destinazione, passaggio che si salta portandoli direttamente a questi ultimi.
Detto questo, il Protocollo generale non ha cessato le sue funzioni. A pag. 7, punto 3.3 del predetto Manuale, è chiaramente scritto che i documenti in arrivo sono registrati sul protocollo unico del Comune a cura dell’Ufficio Protocollo Generale o delle stazioni di protocollo abilitate nei vari uffici dei Settori del Comune. Dunque, se uno si reca al Protocollo generale per protocollare della corrispondenza diretta a una delle sedi del Comune, gli addetti lo invitano a recarsi nella sede dove si trova l’ufficio interessato perché, in questo modo, l’acquisizione e la lavorazione della documentazione avvengono subito; questo non vuol dire che negano l’acquisizione della corrispondenza. Quanto accaduto, ripeto, a mio personale avviso è stato frutto di un equivoco.
Se poi i destinatari sono più uffici comunali, la corrispondenza DEVE essere depositata o recapitata presso il Protocollo generale di via Roma (pag. 12 del Manuale, punto 3.13); è chiaro che gli utenti, se devono protocollare una richiesta destinata a più uffici, non DEVONO andare di persona in questi uffici. La protocollazione viene eseguita in via esclusiva dal Protocollo generale.
Per lo stesso motivo, le note inoltrate via Pec al Protocollo generale vengono gestite da quest’ultimo, protocollate e smistate verso la struttura comunale di destinazione.
In definitiva, il Protocollo diffuso è stato creato per rendere più sollecite le risposte verso i cittadini, non certo per rendere più difficoltosi i percorsi che gli stessi intendono intraprendere”.

 

 

Ultima modifica il Martedì, 29 Luglio 2014 17:35

 

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